ある物流企業の問い合わせエージェントは、お客様から注文番号を示され、配送予定日を聞かれました。答えるには、遅延時の扱いを定めた社内の決まりと、その荷物がいまどこにあるかの両方を確かめる必要があります。決まりは文書にまとめられ、荷物の所在は社内のシステムで分かります。この流れについて正しい記述はどれですか。